DOT Audit Representation
Что вообще называют «DOT-аудитом»?
Несколько разных процедур, и путать их нельзя. FMCSA проводит New Entrant safety audit в первые 12 месяцев вашей работы, а по данным CSA, после аварии или жалобы — offsite investigation, onsite focused investigation или onsite comprehensive investigation. Аудиты IRP и IFTA к FMCSA вообще не относятся: их проводит ваша base jurisdiction (базовая юрисдикция), которая обязана проверять в среднем 3% автопарков и счетов в год. Мы ведём все эти виды.
Вы будете на самом аудите?
На очном (onsite) — да, и именно здесь перевозчика обычно оставляют один на один с инспектором. FMCSA проводит аудит по месту вашего бизнеса, в согласованном месте или электронно. Если аудит очный — мы за столом вместе с вами; если электронный — собираем и подаём документы. В обоих случаях с аудитором общаемся напрямую мы. Мы не юридическая фирма: дела по civil penalties и Notice of Claim мы не ведём.
Что нужно от меня, чтобы начать?
Официальное извещение об аудите. Это весь стартовый комплект — дальше мы сами связываемся с аудитором, согласуем объём и говорим вам, какие именно документы поднять. Берём аудиты, назначенные даже через пять дней.
Вы гарантируете, что я пройду?
Никто не может, и честный человек такого не пообещает. Аудит решают документы, которые уже существуют: мы не придумаем ни logbook, ни результат теста на наркотики и алкоголь, ни любой другой документ, который затребует аудитор. Что мы делаем — находим дыры раньше аудитора, закрываем всё, что ещё можно закрыть законно, подаём дело в том виде, в каком его читает аудитор, и отвечаем за него. Сотни аудитов с 2018 года прошли именно так — сдан, регистрация сохранена, рейтинг изменён или штраф снижен — потому что само нарушение устранили до того, как аудитор закрыл дело, а не потому, что кто-то потом спорил о сумме: этим мы как раз не занимаемся.
Что будет, если аудит не пройден?
По New Entrant audit FMCSA присылает письменное уведомление — не позднее 45 дней после аудита — что регистрацию отзовут, если не устранить найденное. Дальше у вас 60 дней на указанные корректирующие действия, 45 дней у пассажирских и hazmat-перевозчиков; продление возможно, но его надо правильно запросить. Шестнадцать нарушений проваливают аудит сами по себе — от отсутствия программы тестов на наркотики и алкоголь до выезда машины, снятой с эксплуатации (out of service). Мы строим corrective action plan и подаём его. Сроков здесь два, а не один: 60 дней (45 у пассажирских и hazmat-перевозчиков) — на доказательства корректирующих действий, которые ведомство примет, а собственный guidance FMCSA по CAP просит сам план в течение 15 дней с извещения, чтобы его успели рассмотреть. План мы начинаем в день, когда приходит извещение.
Safety audit и safety rating — это одно и то же?
Нет. New Entrant safety audit — это зачёт/незачёт, рейтинга он не даёт вообще. Safety rating — Satisfactory, Conditional, Unsatisfactory — выдаётся по итогам compliance review, и именно он тянется за вами в страховые котировки и брокерские пакеты. Если у вас Conditional, путь к его изменению — корректирующие действия плюс запрос по 49 CFR 385.17; FMCSA рассматривает такие запросы за 45 дней, а для пассажирских и hazmat-перевозчиков — за 30.
Нужно ли вам представительство на аудите?
Это для вас, если
- У вас на руках письменное извещение об аудите или investigation — от FMCSA либо от base jurisdiction по IRP или IFTA.
- Вы внутри 18-месячного периода new entrant, а safety audit ещё не был: FMCSA проводит его в первые 12 месяцев.
- Аудит не пройден и идёт срок на устранение — 60 дней с даты уведомления, 45 у пассажирских и hazmat-перевозчиков.
- У вас Conditional или Unsatisfactory rating по итогам compliance review, и вы хотите его изменить.
Это не для вас, если
- Ничего не открыто и ничего не назначено: извещений нет, CSA ниже порогов, файлы водителей и машин в порядке. Тогда нужен текущий compliance, а не представительство на аудите.
- Вам нужны документы, которых не существует. Аудит решают бумаги, которые у вас уже есть, и эту черту мы не переходим.
FMCSA может провести аудит по месту вашего бизнеса, в согласованном месте или электронно — от этого зависит, что вообще означает «быть готовым».
Или текущий safety & complianceКакой аудит у вас на самом деле
Слово одно, а процедур несколько — разные проверяющие, разные правила, разные последствия. Вот те, которые ведём мы:
- FMCSA New Entrant Safety Audit: В первые 12 месяцев работы, внутри 18-месячного периода new entrant. Зачёт/незачёт, рейтинга не даёт — но провал запускает отсчёт до отзыва регистрации.
- Offsite investigation: FMCSA оценивает документы, которые вы отправили, не приезжая к вам. Удобно — и легко проиграть на одних бумагах.
- Onsite focused investigation: Одна-две проблемные области — обычно те BASIC, что вышли за порог — проверяются по месту вашего бизнеса.
- Onsite comprehensive investigation: Вся деятельность целиком, и именно эта проверка может закончиться safety rating.
- IRP audit: Base jurisdiction проверяет записи о пробеге. Каждая юрисдикция проверяет в среднем 3% автопарков в год, а хранить записи нужно за текущий год плюс три предыдущих.
- IFTA audit: Топливо и пробег за поданные квартальные отчёты — то же правило 3% в год, но срок хранения записей четыре года.
- Driver qualification file audit: Файлы по Part 391 целиком: MVR, медицинская справка, история занятости, road test.
Работаем с аудитором — в том числе лично
Пришлите извещение об аудите и перестаньте держать это в голове. Мы связываемся с аудитором, согласуем объём и сроки, говорим, какие документы поднять, собираем и подаём дело, отвечаем на дополнительные вопросы. Если аудит очный — приезжаем и проходим его вместе с вами. Выводы делает аудитор; наша часть — чтобы дело, по которому их делают, было полным и поданным в срок. Делаем это для грузовых перевозчиков, включая hazmat, с 2018 года.
Шестнадцать нарушений, которые проваливают аудит сами по себе
49 CFR 385.321 перечисляет нарушения, которые проваливают New Entrant safety audit сразу — каким бы хорошим ни было остальное дело. Они делятся на пять групп:
- Программа тестов на наркотики и алкоголь: Программы нет вовсе, нет random-тестирования, либо к работе допущен водитель с положительным тестом, отказавшийся от теста или с известным содержанием алкоголя 0.04 и выше (§§ 382.115, 382.201, 382.211, 382.215, 382.305).
- Права водителя: Осознанный допуск водителя без действующего CDL, с дисквалифицированными правами или самого дисквалифицированного (§§ 383.3/383.23, 383.37(b), 383.51(a)).
- Квалификация водителя: Допуск дисквалифицированного водителя или водителя, не годного по медицинским показаниям (§§ 391.15(a), 391.11(b)(4)).
- Страховка: Работа без минимального покрытия financial responsibility в реестре (§§ 387.7(a), 387.31(a)).
- Режим труда и техника: Нет records of duty status, выезд машины, снятой с эксплуатации (out of service), неустранённые out-of-service дефекты или отсутствие периодического техосмотра (§§ 395.8(a), 396.9(c)(2), 396.11(a)(3), 396.17(a)).
Зарегистрированы, чтобы действовать за вас, а не только советовать
Две роли, которые нужны в этой работе, регистрирует государство, а выдаёт их сам перевозчик — у UltraDrive есть обе. В Motus, регистрационной системе FMCSA, мы зарегистрированный Transportation Service Provider: роль, которую FMCSA описывает как «подавать документы от имени зарегистрированных лиц» и «совершать иные разрешённые действия от их имени» — через доступ, который вы выдаёте и можете отозвать. В FMCSA Drug & Alcohol Clearinghouse мы зарегистрированный C/TPA: эту роль работодатель назначает, чтобы делать queries и подавать нарушения за него, и C/TPA обязан быть зарегистрирован, прежде чем работодатель вообще сможет его выбрать. А если вы одновременно и перевозчик, и его водитель — работаете под своей authority, и вас не покрывает программа другого перевозчика — назначение C/TPA не опция: этого требует 49 CFR 382.705(b)(6). (Работаете в лизе под чужой authority — попадаете под их программу, а не под свою.)
Аудит не пройден или рейтинг уже есть
Проваленный аудит — не конец, но времени мало. Уведомление FMCSA даёт 60 дней на указанные корректирующие действия — 45 дней пассажирским и hazmat-перевозчикам — продление существует, но его надо правильно запросить. Мы строим corrective action plan, подаём его и доводим до результата. Если у вас вместо этого Conditional или Unsatisfactory rating по итогам compliance review — путь тот же: корректирующие действия плюс запрос на изменение рейтинга по 49 CFR 385.17.
Заказать обратный звонок
Опишите задачу — перезвоним, как правило, в тот же рабочий день.